Processus recommandés pour Payreq Delivery

Payreq Delivery fonctionne mieux lorsque les mêmes quelques vérifications ont lieu à chaque traitement de factures, plutôt que seulement lorsque quelque chose semble aller de travers. Voici les routines que Payreq recommande. Adaptez-les à votre cycle de facturation et à la répartition des tâches dans votre organisation.

À chaque traitement de factures

1. Mettez d'abord à jour vos Contacts. Tout le reste en dépend, y compris les Abonnements gérés par le destinataire et pilotés par vos données de Contact. Voir Gestion des Contacts dans Payreq Delivery.
2. Vérifiez votre situation d'Abonnements après la mise à jour des Contacts, pas avant. Une liste récupérée avant la mise à jour ne la reflétera pas. Voir Télécharger des Abonnements.
3. Téléversez les documents. Via la console, ou par SFTP si un mailhouse s'en charge pour vous. Voir Téléverser du Courrier.
4. Vérifiez que la Tâche s'est traitée sans problème avant de supposer que quoi que ce soit a été envoyé. Voir Comprendre les statuts et les erreurs des tâches.
5. Révisez et approuvez, si l'option Examiner le Courrier avant l'envoi est activée pour votre compte. Allez dans Courrier et filtrez sur En attente de révision. Utilisez Approuver pour les éléments sélectionnés dans la liste, ou Envoyer depuis le détail d'un élément individuel. Voir Comprendre les statuts du Courrier.
6. Vérifiez les résultats. Regardez Erreur et Non livrable, pas seulement Envoyé.

Si un mailhouse ou un partenaire d'impression gère votre traitement de factures, voir Procédures de traitement des factures (partenaire d'impression) (EN, 11000136775) pour la démarche complète, y compris la répartition recommandée en un chargement Standard et un chargement Historique.

Après chaque traitement : révisez les résultats

Deux vues méritent d'être ouvertes après chaque traitement.

Erreur. Ces documents n'ont jamais atteint un état livrable. La cause la plus courante est un Abonnement annulé alors que le document se trouvait En attente de révision. Voir Courrier placé en statut Erreur.

Non livrable. Au moins un canal a rencontré un problème. Vérifiez ce qui a réussi avant de décider quoi faire, car certains éléments non livrables ont tout de même été livrés par un autre moyen. Voir Traiter le Courrier non livrable.

Ne considérez pas une première journée sans incident comme un succès. Un rebond de courriel transitoire n'est signalé qu'après la cinquième tentative échouée, ce qui peut tomber le lendemain de l'envoi.

Marquez les éléments Non livrable actionné une fois que vous les avez traités, afin que la file reflète le travail réellement en suspens.

Révision périodique

Établissez une fréquence de révision régulière adaptée à la fréquence à laquelle votre organisation envoie des documents. La console fournit les rapports et les filtres, mais elle n'impose pas de fréquence mensuelle ou trimestrielle.

Résultats de livraison. Comparez cette période à la précédente. Une hausse des non-livrables pointe généralement vers un problème de données en amont plutôt que vers un problème Payreq. Voir Comprendre les rapports mensuels.

Abonnements. Suivez les nouvelles inscriptions et les désinscriptions, et relancez les destinataires dont la tentative d'inscription a échoué. Voir Résumé des inscriptions et Examiner les Abonnements en état Échec en attente.

Paiements, si vous les avez activés. Voir Rapports de paiements.

Documents partagés. Ajoutez tout nouvel élément, et retirez ce qui est désormais périmé. Voir Documents partagés.

Accès des utilisateurs. Retirez les personnes qui ont quitté, ajoutez les nouveaux arrivants, et confirmez que les niveaux de permission restants ont toujours du sens. Voir Gestion des utilisateurs dans Payreq Delivery.

Garder des données de Contact propres

La plupart des problèmes de livraison sont des problèmes de données de Contact.

• Saisissez les références de manière cohérente. Conservez les zéros initiaux et utilisez le même identifiant dans votre fichier de Contacts, votre fichier de factures et votre système source. Une incohérence ici est la cause la plus courante d'un document qui ne trouve pas de correspondance avec un destinataire.
• Corrigez la fiche, pas le symptôme. Corriger un Contact après un échec évite le même échec au traitement suivant. Le renvoyer sans le corriger ne le fait pas.
• Surveillez les doublons. Deux fiches Contact pour un même compte produisent des résultats incohérents.
• Révisez périodiquement les fiches inactives. Les anciennes fiches qui ne correspondent plus à un compte actif rendent chaque rapport plus difficile à lire.
• Renseignez-vous sur les règles de validation. Votre identifiant de Contact peut avoir une règle de validation propre à l'expéditeur, définie lors de l'intégration, comme une longueur fixe. Si vous n'êtes pas certain de ce qui s'applique à votre compte, demandez à Payreq plutôt que de deviner à partir d'un fichier d'exemple. Voir Comprendre les paramètres des champs de Contact.

Mettre à niveau un nouveau membre de l'équipe

1. Invitez-le. Paramètres, puis l'onglet Autorisations de compte, puis Inviter un utilisateur. Voir Gestion des utilisateurs dans Payreq Delivery.
2. Réglez les permissions par secteur. Contacts, Inscriptions, Courrier et Paramètres peuvent chacun être réglés sur Visionneuse ou Éditeur. Commencez par le minimum requis pour le rôle.
3. Réglez ses notifications. Les préférences de notification sont propres à chaque utilisateur, donc un nouvel arrivant ne reçoit rien tant que les siennes ne sont pas réglées. Voir Notifications de l'utilisateur.
4. Dirigez-le vers les bons guides. Pour la plupart des rôles : Accéder à votre compte Payreq Delivery et s'y retrouver, Comprendre les statuts du Courrier, Traiter le Courrier non livrable et Gestion des Contacts dans Payreq Delivery.
5. Accompagnez-le dans un vrai traitement de factures aux côtés d'une personne expérimentée, plutôt que de laisser le premier traitement être son premier contact avec la console.

Lorsque quelqu'un quitte

Retirez son accès de la même manière que vous l'avez accordé, et vérifiez deux points faciles à manquer :

• si une notification que lui seul recevait n'atteint plus personne désormais; et
• si un utilisateur API ou un utilisateur mailhouse est sur le point d'être retiré par erreur. Une adresse courriel non familière peut appartenir à un mailhouse qui exécute une fonction planifiée. Vérifiez avant de la révoquer.

Articles connexes

• Votre premier traitement de factures : avec ou sans partenaire d'impression (traduction française en brouillon, non publiée — voir fr/_drafts/Workflows & Best Practices/)
• Procédures de traitement des factures (partenaire d'impression) (EN, 11000136775)
• FAQ et dépannage Payreq Delivery (traduction française en brouillon, non publiée — voir fr/_drafts/Workflows & Best Practices/)
• Traiter le Courrier non livrable