Gestion des Contacts dans Payreq Delivery

Responsabilité de la gestion des Contacts

Les Contacts ne peuvent être gérés que par les utilisateurs disposant des autorisations appropriées dans Payreq Delivery.

Selon la configuration de votre organisation, les Contacts peuvent être gérés par :

• Des utilisateurs autorisés au sein de votre organisation
• Un Mailhouse ou un Print Service Provider agissant en votre nom
• Une intégration automatisée depuis votre système de facturation ou votre système source

Si vous ne pouvez pas voir l’onglet Contacts ou si vous ne pouvez pas ajouter, modifier ou importer des Contacts, contactez l’administrateur Payreq Delivery de votre organisation.

Fréquence des mises à jour des Contacts

Les Contacts doivent être mis à jour chaque fois qu’un document est émis pour ce compte, qu’il soit livré sous forme numérique ou imprimé et envoyé par la poste. Cela garantit que les informations de Contact sont à jour si le destinataire d’un avis physique souhaite s’abonner à la livraison numérique.

Les Contacts peuvent également être mis à jour à tout moment en dehors des cycles de facturation ou de paie planifiés. La mise à jour des Contacts plus fréquemment, en particulier pour les comptes dont les documents sont émis chaque trimestre, peut faciliter la gestion des Abonnements marqués Désactiver? pour examen.

Le statut Désactiver? dans Payreq Delivery signale une différence entre le nom fourni dans les données de Contact et le nom enregistré sur un Abonnement. Cela se produit surtout lorsque le même identifiant de Contact est conservé pour des destinataires successifs. Cette différence est souvent liée à un changement de propriétaire ou à une mise à jour des données.

Ce statut est déclenché lorsque :

• Le nom figurant dans l’enregistrement du Contact change (par exemple en raison d’une vente de propriété, d’un transfert de titre ou d’une correction de nom).
• Le système détecte que l’Abonnement ne correspond plus aux données de Contact auxquelles il était initialement lié.

Comment les Contacts sont mis à jour

Les Contacts peuvent être ajoutés ou mis à jour de plusieurs manières :

• Dans la console Payreq Delivery
• SFTP
• Via l’API Payreq

La meilleure méthode dépend de la manière dont votre organisation gère les données clients. Les mises à jour manuelles et CSV dans la console conviennent généralement aux mises à jour ponctuelles ou en petits lots. Les mises à jour SFTP et API sont généralement les meilleures pour garantir que les données de Contact sont conservées automatiquement sans recourir à la manipulation de fichiers.

Bonnes pratiques de gestion des Contacts

Pour garantir l’exactitude des Contacts et réduire les problèmes d’Abonnement ou de livraison :

• Gardez les données de Contact cohérentes avec votre système de facturation ou source
• Examinez les Abonnements qui apparaissent dans la vue Désactiver?
• Confirmez que les fichiers de Contacts automatisés sont fournis et traités comme prévu

Des données de Contact claires et cohérentes permettent à Payreq Delivery de faire correspondre correctement les clients et de fournir des documents en toute confiance.

Pour plus d’informations, consultez Comment les modifications des Contacts affectent les Abonnements.