Comment les modifications des Contacts affectent les Abonnements

Les Contacts et les Abonnements sont étroitement liés dans Payreq Delivery.

Un Contact contient les renseignements sur le client ou le compte que Payreq utilise pour identifier à qui appartient un document. Un Abonnement enregistre qu’un client, un agent ou une Payreq Mailbox a choisi de recevoir des documents sous forme numérique pour ce Contact.

Lorsque les informations de Contact changent, Payreq utilise les détails mis à jour pour identifier les Abonnements qui doivent être révisés. Cet article explique deux façons importantes dont les modifications de Contacts peuvent affecter les Abonnements :

• Changements de nom qui entraînent le marquage des Abonnements actifs Désactiver?
• Mises à jour automatiques des Abonnements pour les agents dont vous gérez les Abonnements en leur nom (gérés par Mailer)

Vérification des changements de nom sur les Abonnements actifs

Dans certains cas, une mise à jour du Contact indique que le nom du client ou du titulaire du compte a changé.

Pour les organisations comme les municipalités, où l’identifiant unique est conservé pour la propriété, cette vérification peut détecter un changement de propriétaire. Un Abonnement numérique existant peut alors ne plus appartenir au propriétaire actuel.

Payreq marque ces Abonnements comme Désactiver? pour empêcher l’envoi de documents au propriétaire précédent.

Pour connaître le processus de révision et d’action, voir Gérer les Abonnements en état « Désactiver? ».

Maintenir à jour les Abonnements des agents gérés par Mailer

Les agents, tels que les gestionnaires immobiliers qui reçoivent des documents pour les propriétés pour lesquelles ils agissent, peuvent maintenir leurs Abonnements à jour de deux manières :

• Autogérés : l’agent gère ses propres Abonnements. Il ajoute ou retire les propriétés à mesure que son portefeuille change.
• Gérés par le Mailer : vous maintenez les Abonnements de l’agent à jour après qu’il vous a autorisé à le faire. Ce fonctionnement repose sur un code de groupe, aussi appelé Notice ID.

Les mises à jour des Contacts pilotent le modèle géré par Mailer. Lorsque le compte d’un agent comporte un code de groupe autorisé ou un identifiant d’avis, la mise à jour de vos Contacts maintient automatiquement les Abonnements de cet agent en accord avec vos enregistrements, de sorte que vous n’abonnez pas ou ne désabonnez pas chaque propriété manuellement. Les Abonnements autogérés ne sont pas affectés, car l’agent les gère directement.

Pour le type d’Abonnement lui-même, voir Abonnements de groupe (agent). L’arrangement géré par Mailer est configuré sous Paramètres > Autorisations ; un guide distinct, Autorisations d’agent, explique comment les demander et les gérer.