Autorisations d’agent

Les autorisations d’agent permettent à un agent de vous autoriser à l’aider à gérer ses Abonnements. C’est ce qui rend possible le modèle géré par Mailer : une fois qu’un agent vous autorise, vous pouvez ajouter des Abonnements en son nom et (en fonction de vos options Mailer) les maintenir automatiquement à jour via les mises à jour de vos Contacts.

Les comptes d’un agent sont liés par un identifiant dont le libellé varie selon votre compte, par exemple Group Account, Notice ID ou Major Agent. Ces noms désignent le même concept. Le libellé du champ est configuré lors de l’intégration et correspond généralement au champ de Contact 3. Consultez Comprendre les paramètres des champs de Contact.

Pour savoir comment les Abonnements d’agent (groupe) sont gérés globalement et la différence entre les Abonnements autogérés et ceux gérés par Mailer, voir Abonnements de groupe (agent).

Cet article couvre l’envoi, l’affichage et l’annulation des autorisations d’agent.

Envoi d’une demande d’autorisation

Vous demandez l’autorisation à l’agent, et il la confirme :

1. Accédez à Paramètres > Autorisations.
2. Lancez une nouvelle demande d’autorisation.
3. Saisissez l’adresse courriel que l’agent utilise pour sa Payreq Mailbox.
4. Lorsque l’option du Mailer Autoriser les enregistrements d'agent MyBills à partir de contacts est activée, saisissez également les détails du compte de groupe, du Notice ID ou de l’agent principal concerné.
5. Sélectionnez Envoyer la demande.

L’agent reçoit un courriel de demande d’autorisation avec un lien de confirmation.

Ce que fait l’agent

1. L’agent ouvre le courriel et suit le lien de confirmation.
2. Il vérifie ses renseignements de sécurité.
3. Il sélectionne le compte à autoriser.

Une fois que l’agent a confirmé la demande, l’autorisation est active.

Visualisation et annulation des autorisations

Vos agents autorisés apparaissent dans la liste Autorisations, où vous pouvez consulter les autorisations existantes et annuler celle qui n’est plus nécessaire.

Un point important à propos de cette liste : le courriel de l’agent affiché à côté de chaque autorisation n’est qu’un enregistrement de qui a reçu et accepté cette demande. Il ne s’agit pas d’une liste d’utilisateurs actuelle ni d’un carnet d’adresses. Certaines autorisations sont en place depuis des années et la personne qui avait accepté la demande peut ne plus travailler pour l’organisation, alors ne comptez pas sur ces adresses courriel pour contacter l’agent.

Ce que permet l’autorisation

Une fois qu’un agent est autorisé, ce qui se passe ensuite dépend de vos options Mailer :

• Vous pouvez ajouter des Abonnements au nom de l’agent, individuellement ou en masse, en utilisant Importer des inscriptions dans l’onglet Abonnements.
• Lorsque Autoriser les enregistrements d'agent MyBills à partir de contacts est activé, les Abonnements de l’agent sont également automatiquement tenus à jour dans le cadre des mises à jour de vos Contacts.

Pour obtenir une image complète des deux modèles et de la manière dont les mises à jour des Contacts sont transmises, voir Abonnements de groupe (agent) et Comment les modifications des Contacts affectent les Abonnements.