Votre premier traitement de factures : avec ou sans partenaire d’impression

Votre premier traitement dans Payreq Delivery est surtout une question de séquence. Une fois que vous l’avez fait une fois, le modèle se répète. Cet article couvre ce qu’il faut avoir en place au préalable, ce qui se passe le jour même, et ce qui diffère lorsqu’un partenaire d’impression effectue le travail pour vous.

L’intégration elle-même est couverte dans Bien démarrer avec Payreq Delivery pour les Billers et les Mailers.

Avant votre premier traitement

Votre compte est prêt lorsque votre personne responsable de l’intégration confirme que :

• la configuration de vos documents est terminée et que les fichiers d’essai ont été traités avec succès;
• votre image de marque, vos règles d’authentification et vos règles d’identification des Contacts sont définies;
• vos canaux de livraison sont activés; et
• les personnes qui ont besoin d’un accès à la console l’ont, au bon niveau d’autorisation.

Si BPAY View fait partie de vos canaux, son activation implique aussi votre banque, en plus de Payreq. Votre gestionnaire de compte Payreq confirmera les formulaires, les vérifications bancaires et les champs de référence requis pour votre mise en œuvre. Ne présumez pas qu’une liste de vérification héritée s’applique à chaque nouveau code de facturier.

Deux questions méritent d’être réglées avant le premier traitement plutôt que pendant :

• Qui fait quoi. Qui met à jour les Contacts, qui téléverse, qui approuve et qui examine les résultats.
• Ce qui arrive aux destinataires sans Abonnement numérique. Ils ont quand même besoin de leur document. Voir « Si vous n’utilisez pas de partenaire d’impression » ci-dessous.

Le faire vous-même

1. Mettez à jour vos Contacts. Faites-le en premier. Les Abonnements sont appariés à partir de vos données de Contact, donc une liste de Contacts périmée produit des échecs évitables. Voir Mise à jour des Contacts dans la console Payreq.
2. Téléversez les documents. Accédez à Courrier, puis téléversez. Choisissez le format du Courrier, le type de chargement et les instructions pour les Contacts pour ce téléversement. Voir Téléverser du Courrier et Types de chargement de factures : Standard, Archive et Historique (EN).
3. Vérifiez la tâche. Confirmez que le fichier a été traité avant de présumer que quoi que ce soit a été envoyé. S’il a échoué à la validation, rien de son contenu n’a été livré. Voir Comprendre les statuts et les erreurs des tâches.
4. Examinez et approuvez, si l’option Réviser le Courrier avant l’envoi est activée pour votre compte. Accédez à Courrier et filtrez sur En attente de révision. Utilisez Approuver pour les éléments sélectionnés dans la liste, ou Envoyer depuis le détail d’un élément individuel.
5. Suivez votre processus de repli vers l’impression convenu. Les destinataires qui ne sont pas livrés numériquement ont quand même besoin de leurs documents. Vérifiez les résultats de la tâche et du Courrier, puis utilisez l’arrangement d’impression et de mise à la poste convenu lors de l’intégration. Ne présumez pas que Payreq les transmet automatiquement.
6. Examinez les résultats. Vérifiez Erreur et Non livrable, pas seulement Envoyé. Voir Traiter le Courrier non livrable.

Le faire avec un partenaire d’impression

Lorsqu’un mailhouse ou un partenaire d’impression prépare, imprime et dépose vos avis, les mêmes étapes se déroulent mais sont réparties, et la séquence compte davantage puisque les deux parties travaillent à partir de la même position d’Abonnement.

En résumé :

• vous fournissez les données des avis;
• le mailhouse récupère la liste actuelle des Abonnements actifs, aussi près que possible de la décision d’impression;
• le mailhouse répartit le traitement en une population numérique et une population imprimée;
• la population numérique est téléversée en tant que chargement Standard et la population imprimée en tant que chargement Historique;
• vous examinez et approuvez les avis numériques; et
• le mailhouse imprime et dépose le reste.

Le processus complet, y compris pourquoi deux chargements sont recommandés plutôt qu’un seul chargement Archive, se trouve dans Vue d’ensemble du traitement des factures pour les mailhouses (EN).

Votre part de ce processus correspond généralement aux étapes 1 et 5 : veiller à ce que les Contacts soient à jour, et approuver les avis numériques. Convenez du reste avec votre mailhouse avant le premier traitement.

Si vous n’utilisez pas de partenaire d’impression

Tous les destinataires n’auront pas d’Abonnement numérique, particulièrement au début. Convenez de la façon dont ces documents seront identifiés, imprimés et postés avant le traitement. Vérifiez les résultats de la tâche et du Courrier plutôt que de présumer que Payreq a transmis ou archivé un enregistrement numérique non livré.

Prévoyez cela dès le premier traitement plutôt que de le découvrir après coup. Lors d’un traitement précoce, la population imprimée est généralement la plus importante des deux.

À quoi s’attendre par la suite

• Les inscriptions augmentent avec le temps. Le premier traitement représente le creux du taux d’adoption numérique, pas la norme.
• Les articles non livrables se regroupent autour des données. Le premier traitement tend à révéler des incohérences de numéros de référence entre votre système source et votre fichier de Contacts. Corrigez-les à la source.
• Configurez vos notifications. Les préférences de notification sont propres à chaque utilisateur, alors décidez qui doit être informé des tâches échouées et du Courrier non livrable avant le deuxième traitement plutôt qu’après. Voir Notifications de l’utilisateur.

Une fois le premier traitement derrière vous, Processus recommandés pour Payreq Delivery (EN) couvre la routine à adopter.

Articles connexes

• Bien démarrer avec Payreq Delivery pour les Billers et les Mailers
• Téléverser du Courrier
• Vue d’ensemble du traitement des factures pour les mailhouses (EN)
• Processus recommandés pour Payreq Delivery (EN)