Diriger vos clients vers Payreq à partir de votre site Web

Votre site Web est souvent le premier endroit où un client cherche de l’information lorsqu’il souhaite cesser de recevoir des documents papier. Ce guide explique quoi inclure sur cette page, où chaque lien doit diriger le client et comment tenir la page à jour lorsque votre compte change.

TABLE OF CONTENTS

• Avant de rédiger la page
• Ce que la page devrait contenir
• Où chaque lien devrait mener
• Exemple de texte à adapter
• Options sans lien d’inscription Payreq
• Ce qu’il faut éviter
• Questions auxquelles la page devrait répondre
• Garder la page à jour
• Variations selon le compte
• Articles connexes

Il s’adresse aux personnes responsables du contenu de votre site Web. Il ne nécessite pas d’accès à la console Payreq Delivery.

Avant de rédiger la page

Confirmez d’abord trois points auprès de votre gestionnaire de compte Payreq ou de Payreq Support. Chacun change ce que la page doit indiquer.

1. Les canaux de livraison offerts par votre compte. Les canaux sont configurés pendant l’intégration. Payreq Delivery prend en charge Payreq Mailbox, le courriel, BPAY View et la facturation électronique Peppol. Les destinataires peuvent également connecter Xero, MYOB ou Reckon Accounts Hosted. Les options offertes aux clients dépendent de ce qui est activé pour votre compte. Consultez Canaux d’Abonnement disponibles dans Payreq Delivery.
2. Votre chemin FastForm et les champs du formulaire. L’adresse de production suit la structure https://go.payreq.com/fastform/<chemin-biller>/create. Le chemin et les champs du formulaire sont propres à votre compte. Demandez à Payreq de confirmer les deux. Ne copiez pas l’URL d’une autre organisation.
3. Si vous avez une passerelle de paiement active et le chemin de votre page de paiement. L’adresse suit la structure https://go.payreq.com/pay/<chemin-biller>. Une page de paiement existe seulement lorsqu’une passerelle a été configurée et activée. Consultez Aperçu des paiements.

Décidez aussi quels types de documents la page couvre. Si vous envoyez des avis de taxes foncières et des avis de consommation d’eau sous des références distinctes, chacun peut avoir son propre FastForm. La page doit clairement expliquer la différence.

Ce que la page devrait contenir

Une page efficace comporte généralement quatre éléments, dans cet ordre.

Une courte introduction. Expliquez en une ou deux phrases ce que le client recevra et ce qu’il doit avoir en main. Dans la plupart des cas, il lui faut un avis récent, car celui-ci contient le numéro de compte ou de référence et le nom tel qu’il apparaît dans vos dossiers.

Les options que vous offrez réellement. Indiquez seulement les canaux activés pour votre compte. Ajoutez une courte description et une action claire pour chacun. Une liste d’options que le client ne peut pas utiliser entraîne des demandes de soutien inutiles.

Ce qui se passe ensuite. Indiquez que certaines inscriptions sont examinées avant de prendre effet et que le client peut recevoir un courriel de vérification. Les renseignements d’inscription sont comparés à vos dossiers de Contact. Si les renseignements ne correspondent pas, l’inscription est mise en attente ou échoue plutôt que de prendre effet immédiatement. Consultez Comment les Abonnements sont-ils créés?.

Où obtenir de l’aide. Faites la distinction entre les questions concernant le document, auxquelles votre organisation répond, et les questions concernant un compte Payreq, qui doivent être dirigées vers le centre d’aide Payreq.

Où chaque lien devrait mener

Payreq conserve ou redirige les URL des articles publiés dans le centre d’aide, car des organisations les utilisent sur leurs sites et dans leurs communications. Vous pouvez ajouter les liens ci-dessus avec une confiance raisonnable qu’ils continueront de fonctionner.

Ajouter un lien de paiement avec prudence

La structure de la page de paiement et ses deux paramètres sont confirmés. La page est accessible sans code QR. La documentation existante décrit surtout un lien pré-rempli pour un client précis à partir de données déjà imprimées sur son avis. Consultez Créer des URL personnalisées pré-remplies pour les codes QR.

Un lien général comme « Payer vos taxes foncières » sur une page publique ne contient aucune donnée sur le client. Une page de paiement sans paramètre présente des champs de référence vides que le client remplit manuellement. Confirmez le bon chemin de paiement pour votre compte avant de publier le lien. N’insérez pas de numéro de compte ni de montant propre à un client dans un lien affiché sur une page publique.

Diriger les clients vers Payreq Mailbox

La procédure documentée pour créer un Abonnement Payreq Mailbox demande au client de se connecter à go.payreq.com, d’ouvrir Abonnements, de sélectionner S’abonner et de rechercher votre organisation. Aucun lien permettant d’ouvrir directement l’écran d’abonnement de votre organisation dans Payreq n’est documenté. Ne promettez donc pas ce type de lien sur votre page. Si vous en avez besoin, demandez à Payreq s’il est offert pour votre compte.

Exemple de texte à adapter

Ce texte est neutre et conforme au fonctionnement confirmé du produit. Remplacez le texte entre crochets et vérifiez les options réellement offertes par votre compte.

Recevez votre [avis de taxes foncières] par courriel ou en ligne

Vous pouvez choisir de recevoir votre [avis de taxes foncières] par voie numérique plutôt que par la poste. Ayez un avis récent en main, car vous aurez besoin de votre [numéro de compte] et de votre nom tel qu’il apparaît sur l’avis.

Courriel

Recevez votre avis en pièce jointe PDF à l’adresse courriel de votre choix. Inscrivez-vous au moyen de notre formulaire en ligne : [lien]. Une seule adresse courriel peut être inscrite de cette façon.

Payreq Mailbox

Créez un compte Payreq pour consulter, télécharger et conserver vos avis au même endroit, ainsi que pour gérer la façon dont vous les recevez. Créez votre compte à go.payreq.com, puis ouvrez Abonnements et recherchez [nom de l’organisation]. Selon ce que nous offrons pour ce service, vous pourriez pouvoir ajouter des adresses courriel à votre Abonnement Payreq Mailbox.

BPAY View

Recevez votre avis dans vos services bancaires en ligne au moyen de BPAY View. Configurez cette option dans vos services bancaires en ligne à l’aide de notre code de Biller BPAY et du numéro de référence BPAY View indiqué sur votre avis. Les services BPAY View ne sont pas offerts par toutes les institutions financières.

Logiciel comptable

Si vous utilisez Xero, MYOB ou Reckon Accounts Hosted, vous pouvez faire livrer vos avis directement dans votre logiciel comptable. Pour configurer cette option, connectez votre logiciel à Payreq.

Ce qui se passe après votre inscription

Les renseignements supplémentaires que vous fournissez servent à confirmer votre identité. Pour ce faire, nous comparons votre nom à nos dossiers. Cette vérification peut parfois prendre un peu plus de temps, par exemple si le Mailer doit examiner vos renseignements. Une fois l’inscription confirmée, elle prend effet et votre prochain avis sera livré par voie numérique.

Les options d’adresse courriel offertes avec un Abonnement Payreq Mailbox dépendent de ce que le Mailer offre. Gardez le texte général, sauf si vous avez confirmé ce qui s’applique au service.

Options sans lien d’inscription Payreq

Deux canaux sont configurés ailleurs que sur une page Payreq. Décrivez-les, mais n’inventez pas de lien d’inscription.

• BPAY View. Le client s’inscrit dans ses propres services bancaires en ligne à l’aide de votre code de Biller BPAY et du numéro de référence indiqué sur son avis. Son institution financière, et non Payreq, l’avise lorsqu’un nouveau document arrive. Les services BPAY View ne sont pas offerts par toutes les institutions financières.
• Facturation électronique Peppol. Les factures passent par le réseau Peppol pour être livrées au système comptable ou de facturation électronique du destinataire. Cette option convient aux entreprises clientes et se configure dans leur propre système, et non sur une page d’inscription Payreq.

Ce qu’il faut éviter

• Copier la page ou l’URL d’une autre organisation. Les chemins et les champs FastForm sont propres à chaque compte. Un lien copié dirige vos clients vers le formulaire d’une autre organisation.
• Promettre un résultat que Payreq ne contrôle pas. Évitez des formulations comme « votre inscription est confirmée immédiatement » ou « vous ne recevrez plus de documents papier dès le prochain avis ». Les inscriptions sont comparées à vos dossiers de Contact et certaines doivent d’abord être examinées.
• Présenter des canaux que vous n’offrez pas. Vérifiez la liste par rapport à votre compte avant de publier la page.
• Publier des données client dans un lien. Les liens pré-remplis doivent figurer sur l’avis individuel du client, et non sur une page publique.

Questions auxquelles la page devrait répondre

Voici les questions que les clients posent le plus souvent. Y répondre sur votre propre page réduit le nombre de demandes de renseignements.

• De quoi ai-je besoin pour m’inscrire?
• Vais-je encore recevoir un avis papier?
• Plusieurs personnes peuvent-elles recevoir l’avis?
• Que se passe-t-il si mes renseignements ne correspondent pas?
• Comment puis-je modifier mon adresse courriel plus tard?
• Comment puis-je revenir aux documents papier?
• Avec qui dois-je communiquer au sujet du document et avec qui dois-je communiquer au sujet de mon compte Payreq?

Lorsque la réponse concerne le compte Payreq plutôt que le document, ajoutez un lien vers l’article approprié du centre d’aide au lieu de rédiger vos propres instructions.

Garder la page à jour

Révisez la page aux moments suivants plutôt qu’à une fréquence fixe.

• Lorsque vos canaux changent. L’ajout ou le retrait d’un canal change ce que la page doit présenter.
• Lorsque votre passerelle de paiement est activée ou désactivée. Vous devez alors ajouter ou retirer le lien de paiement.
• Lorsqu’un nouveau type de document ou une nouvelle référence est ajouté. Un nouveau type d’avis peut nécessiter son propre formulaire et son propre texte.
• Avant chaque cycle de facturation important. Ouvrez chaque lien et confirmez qu’il mène à la page attendue, avec les champs attendus.
• Après tout avis de Payreq concernant une modification à une URL, à un formulaire ou à une option de livraison.

Une courte vérification annuelle est également utile. Confirmez que la liste des canaux, les liens du centre d’aide et les noms des produits sont toujours à jour.

Variations selon le compte

• Les champs de votre FastForm et leur nombre sont configurés pour votre compte.
• Le nombre d’adresses courriel offertes avec un Abonnement Payreq Mailbox dépend de ce que le Mailer offre pour ce service.
• L’approbation automatique ou l’examen préalable des nouvelles inscriptions dépend de votre configuration.
• Une page de paiement existe seulement lorsqu’une passerelle est active.
• L’accès à BPAY View dépend de l’entente associée à votre code de Biller et de l’institution financière du client.

Confirmez chacun de ces points pour votre compte avant de publier la page. En cas de doute, communiquez avec Payreq Support plutôt que de supposer que la page d’une autre organisation s’applique à vous.

Articles connexes

• Canaux d’Abonnement disponibles dans Payreq Delivery
• Comment les Abonnements sont-ils créés?
• Créer des URL personnalisées pré-remplies pour les codes QR
• Aperçu des paiements
• Bien démarrer avec Payreq Delivery pour les Billers et les Mailers