Sous Rapports > Rapport mensuel, Payreq Delivery vous propose trois rapports associés couvrant la même activité sous-jacente à différents niveaux de détail : Résumé mensuel, Rapport récapitulatif de facturation et Rapport détaillé de facturation. Chacun possède son propre filtre Billers et son propre sélecteur Période, avec un bouton Exécuter séparé.
Exécuter un rapport
Pour chacun des trois rapports :
- Accédez à Rapports > Rapport mensuel.
- Définissez Billers (par défaut sur "Ce mailer").
- Définissez Période : Actuelle, Précédent, 3 derniers, 6 derniers ou Tous.
- Sélectionnez Exécuter.
Résumé mensuel
Le plus épuré des trois : un instantané de haut niveau de l’activité du compte pour la période, une ligne par Biller.
Colonnes confirmées : Nom, BPV Mailer ID, Contacts, un ensemble de chiffres d’activité d’inscription/désinscription et Courrier : le nombre total de documents envoyés pour la période, le chiffre que la plupart des gens recherchent réellement.
Les chiffres des inscriptions/désinscriptions sont constitués de cinq colonnes distinctes, regroupées sous une rubrique Inscriptions :
| Colonne | Ce que cela montre |
|---|---|
| Nouvelles inscriptions | Nouveaux Abonnements créés dans la période |
| Total des inscriptions | Total des Abonnements actifs à la période |
| Nouvelles désinscriptions | Abonnements radiés au cours de la période |
| Total des désinscriptions | Total des Abonnements radiés à la période |
| Net | Nouvelles inscriptions moins nouvelles désinscriptions pour la période |
Rapport récapitulatif de facturation
Une répartition plus détaillée, une ligne par combinaison Biller + Bill Feed + Channel pour la période, plutôt qu’une ligne par Biller. Il s’agit du rapport à utiliser lorsque vous avez besoin de savoir combien de documents ont été envoyés via chaque canal spécifique.
Colonnes du rapport :
| Colonne | Ce que cela montre |
|---|---|
| Dates | La période couverte par la ligne |
| Biller Code | Le code de facturation de votre organisation |
| Biller Nom | Le nom de votre organisation |
| Flux de factures | La facture à laquelle appartiennent les documents |
| Chaîne | La combinaison de canaux de diffusion pour cette ligne (voir ci-dessous) |
| Total des documents envoyés | Combien de documents ont été envoyés via cette combinaison de canaux |
| Courriel envoyé, Xero envoyé, BPAY View envoyé, Epost envoyé, MYOB envoyé, Payreq MyBills Agent envoyé, Reckon envoyé, Payreq envoyé, Facture électronique envoyée, Manuel envoyé, Fastform envoyé, Payreq depuis l’archive envoyée | Nombre de destinataires par canal : voir « Pourquoi une ligne peut avoir plusieurs colonnes de canal non nulles » ci-dessous |
Pourquoi une ligne peut avoir plusieurs colonnes de canal non nulles. Un seul document peut être envoyé à plusieurs destinataires sur différents canaux – par exemple, une facture envoyée à la fois à une adresse courriel et à une inscription BPAY View. La colonne Canal affiche la combinaison (par exemple "BPAY View, Courriel"), Total des documents envoyés est le nombre de documents pour cette combinaison, et chaque colonne "Envoyés" par canal indique le nombre de destinataires qui l’ont reçu via ce canal spécifique. Ceux-ci peuvent totaliser plus que le total de documents envoyés lorsqu’un document est envoyé à plusieurs destinataires.
Remarque sur la dénomination des canaux. « Payreq from Archive Sent » correspond aux documents livrés via Archive/Historique plutôt qu’à un nouvel envoi : voir Factures archivées. La valeur du canal « Payreq (via archive) » apparaît dans le rapport détaillé de facturation pour la même raison.
Epost Sent correspond à un ancien canal de livraison canadien qui n’est plus en service. La colonne reste présente dans le rapport et affiche zéro pour les comptes australiens.
Rapport détaillé de facturation
La même idée que le rapport récapitulatif de facturation, mais au niveau du document individuel plutôt qu’agrégé : une ligne par facture, et non par combinaison de canaux.
Colonnes confirmées : tout ce qui se trouve dans le rapport récapitulatif de facturation, plus ID de facture, Numéro de facture et ID de tâche pour identifier le document spécifique et la tâche dont il faisait partie (voir Que sont les tâches?). Étant donné que chaque ligne correspond à un seul document, le Total des documents envoyés est toujours égal à 1.
Utilisez ce rapport lorsque vous devez retracer une facture spécifique ou rapprocher des numéros de facture individuels, plutôt que simplement les totaux par canal.
Pourquoi les chiffres peuvent être différents selon les rapports ou les périodes
Payreq Delivery reflète l’état actuel et en direct de votre compte à tout moment. En revanche, de nombreux besoins de reporting nécessitent un ensemble d’enregistrements fixe et fermé pour une période qui peut être rapprochée une fois et ne change pas. Quelques endroits où cela peut apparaître :
- Un document livré via Archive/Historique peut apparaître comme "Envoyé" (canal "Payreq (via archive)") sans être un nouvel envoi à cette période, et peut être consulté par le client dans une période de reporting ultérieure à celle lors de son archivage initial.
- Différents chiffres sur la console peuvent utiliser différentes dates (date de soumission, date d’approbation, date de traitement ou date à laquelle le client a consulté quelque chose) et chacun répond à une question différente.
Si un chiffre semble erroné ou ne correspond pas à vos attentes, c’est généralement la raison. Contactez Payreq Support si vous ne pouvez pas expliquer un écart après avoir vérifié la date et la définition de canal qu’un rapport utilise.
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