Comprendre les Contacts dans Payreq Delivery

L’onglet Contacts contient une liste principale de tous les comptes que Payreq utilise pour vérifier les nouveaux Abonnements et gérer les Abonnements existants.

Qu’est-ce qu’un Contact ?

Un Contact est un enregistrement qui contient les renseignements utilisés par Payreq pour reconnaître un client ou un compte. Selon votre organisation, il peut représenter une propriété, un compte de service public ou un employé. Un Contact doit toujours avoir un identifiant unique, par exemple :

• Numéro de compte ou numéro de référence de facturation
• Identifiant de la propriété
• Numéro d’employé

Des informations de Contact supplémentaires peuvent également être incluses :

• Nom du client
• Nom tel qu’indiqué sur la facture ou l’avis
• ABN
• ID de groupe ou d’avis
• Adresse

Les champs exacts peuvent varier selon les organisations. Dans la plupart des cas, les données de Contact doivent être mises à jour dans le cadre de votre procédure standard de facturation ou de paie, ou renseignées directement à partir de votre système ERP « source de vérité ».

Pour plus d’informations, voir Comprendre les paramètres des champs de Contact.

Qui crée et gère les Contacts ?

Vous créez et mettez à jour les Contacts, et non par Payreq. Un Contact est simplement la représentation par Payreq de toute unité que votre organisation suit déjà en interne, comme une propriété, un compte de service public ou un employé, en utilisant la terminologie et la structure spécifiques à votre entreprise.

Étant donné que les Contacts proviennent de vos propres enregistrements, votre organisation en conserve l’entière propriété, y compris la possibilité de les créer, de les mettre à jour ou de les supprimer. Payreq ne génère ni ne vérifie indépendamment les données de Contact ; la liste de Contacts reflète simplement votre propre base de clients, de propriétés ou d’employés telle qu’elle existe dans votre système source, mise à jour via votre processus standard de facturation, de paie ou ERP.

C’est pourquoi il est important de conserver l’exactitude de ces données sources, comme décrit ci-dessous.

Pourquoi les Contacts sont importants

Il est important de conserver les informations de Contact exactes, car les Contacts sont utilisés pour prendre en charge les Abonnements numériques, la livraison de documents et la mise en correspondance des clients. Ils sont utilisés pour :

• Vérifier les nouveaux Abonnements pour la livraison numérique
• Identifier les cas où le compte d’un client a changé (par exemple, changement de propriétaire)
• Identifier les ABN publiés sur le registre de facturation électronique PEPPOL
• Automatiser les mises à jour d’Abonnement en masse à l’aide d’un identifiant de groupe ou d’avis

Si les informations de Contact sont manquantes, obsolètes ou incohérentes, il peut être plus difficile pour un client de s’abonner avec succès ou pour votre équipe d’enquêter sur un problème de livraison.

Contacts et Abonnements

Les Contacts sont étroitement liés aux Abonnements. Lorsqu’un client s’abonne pour recevoir des documents sous forme numérique, Payreq utilise les informations de Contact pour confirmer que la demande d’Abonnement appartient au bon compte.

Si les renseignements clés du Contact changent, telles que le nom du client ou l’identifiant du compte, Payreq peut signaler l’Abonnement associé pour examen. Cela permet d’éviter que les documents ne soient remis au mauvais destinataire lorsque la propriété du compte ou les détails du client ont changé.

Pour plus d’informations, consultez Comment les modifications des Contacts affectent les Abonnements.