Qu’est-ce que Payreq Delivery?

Payreq Delivery est une plateforme infonuagique sécurisée qui permet d’envoyer numériquement des factures, des avis et d’autres documents essentiels à vos clients, tout en prenant en charge la livraison sur papier au besoin. Elle s’adresse à toute organisation qui envoie des documents en volume, notamment les municipalités, les services publics, les établissements scolaires et les autres Billers ou Mailers.

Payreq Delivery ne remplace pas votre système d’entreprise principal. La plateforme le complète en gérant la dernière étape de la livraison : transmettre chaque document au bon destinataire, par le bon canal, de façon sécurisée et fiable.

Ce que fait Payreq Delivery

Payreq Delivery repose sur trois concepts liés, chacun étant expliqué plus en détail dans les autres guides :

• Contacts : enregistrements qui indiquent à qui appartient chaque document;
• Abonnements : choix d’un client de recevoir ses documents par voie numérique plutôt que par la poste;
• Courrier : documents eux-mêmes, suivis depuis leur téléversement jusqu’à leur livraison ou à leur impression de secours.

Les documents peuvent être livrés numériquement. Chaque résultat de livraison est suivi et archivé, ce qui vous permet de voir ce qui a été envoyé, ce qui est en attente et ce qui exige votre attention.

Comment Payreq Delivery s’intègre à votre processus

Après avoir choisi Payreq pour la livraison numérique de vos documents, une personne responsable de l’intégration chez Payreq vous accompagne depuis la configuration initiale jusqu’à la mise en service. La plupart des organisations terminent la configuration en deux à quatre semaines, selon la complexité.

De façon générale, l’intégration comprend la collecte d’exemples de documents, des éléments de votre marque et des règles d’identification des Contacts; la configuration du portail Payreq Delivery, des étapes d’authentification et des canaux de livraison; puis l’approbation des essais avant la mise en service.

Après le lancement, vous gérez le Courrier, les Contacts et les Abonnements directement dans le portail Payreq Delivery. Pour consulter la liste de vérification complète et comprendre ce que Payreq configure par rapport à ce que vous fournissez, consultez Bien démarrer avec Payreq Delivery pour les Billers et les Mailers.

Rôles et responsabilités

Deux types d’utilisateurs gèrent habituellement les activités courantes dans Payreq Delivery, avec Payreq.

Le personnel du Biller ou du Mailer, par exemple les équipes des taxes, des comptes ou de l’administration, assume généralement les tâches suivantes :

• examiner et approuver le Courrier avant son envoi, si cette étape est activée;
• consulter et gérer les Abonnements;
• gérer les Abonnements marqués Désactiver? lorsque les renseignements d’un Contact changent, par exemple lors d’un changement de propriétaire;
• ajouter ou mettre à jour manuellement des Contacts;
• examiner le Courrier en échec ou non livrable.

Les partenaires Print Service Provider (PSP), parfois appelés Mailhouses, assument généralement les tâches suivantes :

• téléverser les travaux d’impression et produire les lots de Courrier;
• actualiser automatiquement les Contacts au moyen des fichiers d’impression;
• signaler les adresses non livrables et gérer les règles de transfert vers l’impression;
• déclencher les retours et examiner les états de livraison en lot.

Les organisations n’utilisent pas toutes un PSP. Certains Billers et Mailers téléversent eux-mêmes leurs documents prêts à envoyer dans Payreq. Lorsqu’un PSP intervient, le personnel du Biller ou du Mailer se concentre généralement sur la validation et le service à la clientèle, tandis que le PSP prend en charge le traitement du Courrier en volume.

Le rôle de Payreq soutient ces deux groupes : fournir la plateforme qui relie les Contacts, les Abonnements et le Courrier; assurer la livraison sécurisée par les différents canaux; et donner au personnel des Billers et Mailers ainsi qu’aux partenaires PSP une visibilité sur les résultats de livraison.