Comprendre les archives du Courrier

Lorsque les archives du Courrier sont utilisées, les documents que vous avez envoyés ou traités y sont stockés pour référence future. L’archive vous donne un historique consultable de ce qui a été envoyé, comment et quand, ce qui est utile lorsque vous enquêtez sur une requête client concernant un avis manquant.

L’archive est également ce qui donne à Payreq un enregistrement plus complet de votre Courrier, y compris les éléments imprimés et les enregistrements sans Abonnement actif. Lorsque l’archive n’est pas utilisée, Payreq reçoit uniquement les éléments de Courrier pour les enregistrements pour lesquels un Abonnement est actif et a une visibilité limitée sur les éléments imprimés et envoyés par la poste.

Qu’y a-t-il dans les archives

L’archive contient le Courrier qui a été envoyé ou traité (par exemple, les éléments marqués Non livrable actionné). Pour chaque élément, vous pouvez :

• Rechercher par nom, numéro de compte, date ou canal de livraison
• Voir le mode de livraison utilisé (par exemple courriel, BPAY View, ou impression de secours)
• Confirmer le statut de l’Abonnement au moment de la livraison

L’archive contient également le Courrier envoyé alors qu’il n’y avait pas d’Abonnement actif. Ce Courrier est archivé plutôt que perdu, et si le client s’inscrit ultérieurement, il apparaît dans sa Payreq Mailbox et son statut indique qu’il a été envoyé depuis l’archive.

Accéder aux archives

1. Connectez-vous à Payreq Delivery sur go.payreq.com.
2. Ouvrez les archives à partir du menu supérieur.
3. Utilisez les filtres pour effectuer une recherche par numéro de compte ou BVRN, nom du client, type de document (par exemple taxes municipales ou eau), type de livraison (par exemple courriel, BPAY View ou impression de secours) ou plage de dates.
4. Sélectionnez n’importe quel résultat pour afficher les métadonnées du document, la méthode de livraison et l’état de lecture, le cas échéant.

Utilisations courantes

L’archive est utile lorsque vous avez besoin de :

• Vérifier si un document a été envoyé
• Confirmer le mode de livraison (numérique ou imprimé)
• Afficher l’état de l’Abonnement au moment de la livraison
• Exporter les enregistrements de documents pour les rapports ou les audits

Consultez l’archive lorsque vous répondez à une demande concernant un avis qu’un client affirme ne pas avoir reçu.