La fonction Archiver vous permet d’enregistrer sur Payreq des documents qui n’ont pas du tout été envoyés via Payreq, par exemple quelque chose que vous avez imprimé et envoyé par la poste vous-même en dehors de la plateforme. L’archivage conserve une copie numérique disponible, de sorte que si le client s’inscrit ultérieurement à la livraison numérique, il peut voir ses anciens documents sans que vous ayez à les renvoyer.
Comment un document archivé devient visible
- Vous téléversez et approuvez un document en tant qu’élément d’archive. L’approbation, et non le téléversement, déclenche le traitement.
- Si le client n’a pas encore d’Abonnement actif, le document se trouve dans vos archives de Courrier.
- Si un client crée ultérieurement une inscription et que l'Historique est activé pour votre compte, le document archivé devient visible dans sa Payreq Mailbox : sans que vous ayez à le renvoyer.
- Dans votre vue Courrier, cela apparaît comme un élément Envoyé, avec le canal « Payreq (via archive) » sur le rapport détaillé de facturation (voir Comprendre les rapports mensuels). Dans les détails de l’élément de Courrier, le canal du destinataire s’affiche comme « MyBills (via archive) ».
Le rapport Factures archivées
Trouvé sous Rapports > Factures archivées. Confirmé via un export réel depuis l’environnement de test : une ligne par Biller, pour la période sélectionnée :
| Colonne dans l’export anglais | Ce que cela montre |
|---|---|
| Mailer | L’organisation à laquelle appartient l’activité d’archivage |
| Total Archived | Le nombre total d’éléments soumis pour archivage au cours de la période, en fonction de la date à laquelle ils ont été soumis (et non de la date à laquelle ils ont été approuvés) |
| Dispatched Via Registered Channel | Parmi les éléments soumis, combien ont été envoyés immédiatement par Courrier normal parce que le client avait déjà une inscription active à ce moment-là, plutôt que d’être archivés |
| Dispatched Via Archive | Combien d’éléments précédemment archivés sont devenus visibles pour un client au cours de la période, parce qu’il s’est enregistré ou a activé l’accès à l’historique. Ceux-ci s’affichent comme Envoyés dans votre vue Courrier |
| Viewed bills | Combien d’éléments livrés par archives ont été ouverts par le client pour la première fois au cours de la période. Indépendamment des trois autres colonnes : un document archivé il y a longtemps pouvait être consulté pour la première fois au cours de cette période, même si aucun des autres chiffres ne changeait |
Notez que les factures Dispatched Via Registered Channel, Dispatched Via Archive et Viewed peuvent être vides plutôt que zéro lorsqu’il n’y a aucune activité à signaler, comme le montre l’exemple d’exportation.
Ce rapport n’apparaît pas pour tous les comptes. Il n’apparaît pas dans le menu Rapports pour au moins un compte Mailer actif vérifié. Cela est probablement dû au fait qu’il ne s’affiche que lorsque l’archive est activée pour ce compte, mais cela n’est pas confirmé. Si vous le recherchez et qu’il ne figure pas dans votre menu Rapports, c’est la raison probable plutôt qu’un défaut.
Pourquoi les chiffres pourraient ne pas évoluer comme prévu
Étant donné que l’archive s’étend sur deux événements : l’archivage d’origine et, potentiellement beaucoup plus tard, un client enregistrant et visualisant le document - le même élément archivé peut s’afficher différemment selon la période de rapport que vous consultez et la colonne que vous lisez. Un document archivé l’année dernière pourrait toujours apparaître dans les chiffres des factures expédiées via les archives ou consultées de ce mois-ci si c’est à ce moment-là que le client l’a vu pour la première fois.
Cela signifie également que le chiffre du Total archivé pour une période passée ne changera pas plus tard, mais les chiffres des Expédiés via les archives et des Factures consultées reflètent une activité qui peut se produire bien après la date d’archivage d’origine.
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