Gérer le Courrier non livrable : codes de raison et rebond à l’impression

Traiter le Courrier non livrable couvre le processus quotidien : où trouver les articles non livrables, comment enquêter sur l’un d’eux et comment le marquer comme traité. Cet article en est la référence sous-jacente. Utilisez-le lorsque vous devez savoir exactement ce que signifie un code de raison, à quelle catégorie il appartient, et si le document doit être imprimé et posté.

Résumé

Un signalement Non livrable enregistre un problème sur au moins un canal de livraison. Cela ne signifie pas nécessairement que toutes les livraisons ont échoué.

Le principe qui évite la plupart des confusions

Un document est signalé Non livrable dès qu’un seul canal de livraison numérique rencontre un problème, même si ce même document a été livré avec succès par un autre canal.

Non livrable est un signalement à examiner, pas une affirmation que toutes les livraisons ont échoué. Avant d’agir sur un article, vérifiez ce qui a réussi autant que ce qui a échoué. Un document peut être signalé Non livrable parce qu’une livraison vers un logiciel de comptabilité a échoué, alors que le même document a atteint le destinataire par d’autres canaux.

Par exemple, une réponse de l’API a enregistré un échec de livraison vers Reckon alors que le même document avait été livré avec succès via Payreq Mailbox, MYOB et courriel.

Erreur est une chose différente

Erreur signifie que le document n’a jamais atteint un état livrable. Non livrable signifie qu’il a été expédié et qu’au moins un canal a signalé un problème par la suite. Voir Courrier placé en statut Erreur.

Les trois catégories

Chaque code de raison appartient à l’une de ces trois catégories. La catégorie décrit l’événement de canal échoué, pas le résultat global pour le document.

1. Échec de livraison

Le canal n’a pas livré le document.

Le cas le plus courant est un courriel renvoyé sur le canal Courriel :

• Rebond permanent : l’adresse n’est pas valide. L’Abonnement est désinscrit automatiquement et le document est signalé Non livrable.
• Rebond transitoire : un échec temporaire. Payreq réessaie et signale le document Non livrable après la cinquième tentative infructueuse. Selon le moment où l’envoi du Courrier a été approuvé, cette cinquième tentative peut tomber le lendemain; ne considérez donc pas une première journée calme comme la confirmation que tout a été livré.

Une livraison Payreq Mailbox avec copie par courriel constitue un cas particulier. Si la copie par courriel rebondit, le canal Courriel enregistre un échec de livraison, mais le document peut tout de même avoir été livré dans la boîte aux lettres.

Traitement : vérifiez d’abord ce qui a été livré. S’il n’y a aucune livraison réussie acceptable, le document est candidat au rebond à l’impression.

2. Échec de notification

Le document a été livré, mais une notification à son sujet a échoué.

L’exemple le plus clair est BPAY View. Le schéma exige que la banque du destinataire lui envoie un courriel lorsqu’une nouvelle facture arrive. Si ce courriel bancaire rebondit, Payreq le signale comme suit : « L’institution financière du payeur n’a pas pu envoyer un courriel au payeur. » La facture se trouve dans la banque en ligne du destinataire. Seule la notification de la banque a échoué.

Traitement : normalement, aucune nouvelle livraison n’est nécessaire. Ne renvoyez pas ces documents à l’impression par réflexe. Confirmez la livraison réussie avant de clore l’article. Vous pouvez inviter le destinataire à corriger l’adresse courriel détenue par sa banque.

3. Retour à l’expéditeur

Le destinataire a activement rejeté le document.

Un utilisateur de Payreq Mailbox peut utiliser Retour à l’expéditeur sur un document qu’il croit lui avoir été livré par erreur, le plus souvent un agent gestionnaire qui ne gère plus la propriété. L’option est disponible jusqu’à la date d’échéance du dernier document livré. Son utilisation désinscrit l’Abonnement, retire le document de la boîte de réception du destinataire et signale l’article Non livrable dans votre onglet Courrier. Le code de raison est not-owner-manager.

Traitement : ne renvoyez pas ces documents à l’impression. Le destinataire vous a indiqué qu’il n’est pas la bonne personne, l’adresse postale associée à cet enregistrement est donc probablement erronée elle aussi. Le cas échéant, joignez ces documents à vos colis de courrier physiquement retournés et corrigez l’enregistrement de Contact avant le prochain traitement.

Codes de raison

L’API renvoie le code. La console affiche généralement une description plus conviviale. Dans les tableaux ci-dessous, les entrées marquées Console (EN) reproduisent, en anglais, le libellé confirmé dans le classeur ou les captures d’écran fournis; elles n’ont pas d’équivalent français confirmé. Les autres entrées expliquent le sens documenté sans le présenter comme un message console exact.

Certains codes exacts et messages console conservent le terme technique historique registration. Dans le langage actuel de Payreq Delivery, cela signifie un Abonnement. Le libellé technique est conservé lorsqu’il aide à faire correspondre une réponse d’API ou un message console.

BPAY View

Courriel

Payreq Mailbox et Payreq Group

Intégrations comptables

Facturation électronique

Archive

Codes Payreq Mailbox propres au Canada

Ces codes restent dans le cadre actif, mais ne s’appliquent qu’au canal mybills, propre au Canada.

Rebond à l’impression

Le rebond à l’impression signifie qu’un document n’ayant pas pu être livré numériquement est transmis à votre mailhouse pour être imprimé et posté en repli.

Il s’agit d’un arrangement entre vous et votre mailhouse plutôt que d’une option que vous activez dans la console. Convenez de ce qui suit avant de vous y fier :

• quels cas d’échec de livraison sont dans le champ d’application;
• à quelle fréquence les articles non livrables sont extraits et envoyés au mailhouse;
• le délai limite par rapport à la date d’échéance, puisqu’une copie imprimée arrivant après l’échéance a une valeur limitée; et
• qui confirme que l’article a bien été imprimé et déposé.

Décider s’il faut renvoyer un article à l’impression

1. Ouvrez l’article de Courrier et lisez chaque résultat de livraison, réussi comme échoué.
2. Si un canal quelconque a livré le document de façon acceptable, ne le renvoyez pas à l’impression.
3. Si l’échec est un échec de notification, ne le renvoyez pas à l’impression. Le document a été livré.
4. Si l’échec est un retour à l’expéditeur, ne le renvoyez pas à l’impression. Corrigez plutôt le Contact.
5. Si l’échec est un échec de livraison et que rien d’autre n’a réussi, l’article est candidat au rebond à l’impression. Corrigez également les données de Contact ou d’Abonnement sous-jacentes, sinon le même destinataire échoue à nouveau au prochain traitement.

Récupérer les documents non livrables

Les documents non livrables peuvent être récupérés par leur date d’envoi ou par leur date de retour, selon ce qui convient au processus. Si vous intégrez via l’API, les deux sont disponibles comme appels de récupération distincts, y compris une option pour lister tous les courriels rebondis sur une période plutôt qu’un par document. Voir API Payreq.

Surveillez les tendances

Les articles non livrables se répètent. Après chaque traitement, recherchez les incohérences de noms répétées provenant d’un même système source, les Abonnements qui expirent après des ventes de propriétés, et les propriétés gérées par un agent qui ne sont plus liées à une boîte aux lettres de groupe. Corriger les données en amont réduit les échecs répétés et les réimpressions évitables.

Articles connexes

• Traiter le Courrier non livrable
• Comprendre les statuts du Courrier
• Courrier placé en statut Erreur
• Gestion des Contacts dans Payreq Delivery