Envoyer des relevés de paie avec Payreq Delivery

Les équipes de paie et des ressources humaines utilisent Payreq Delivery pour livrer aux employés des relevés de paie et des documents fiscaux de façon numérique, sans les imprimer, les poster ni les envoyer par courriel en pièce jointe. Payreq Delivery s’ajoute à votre système de paie ou de RH existant et ne s’occupe que de la livraison.

Le fonctionnement est le même que pour tout autre type de document Payreq Delivery. Cet article couvre ce qui est spécifique à la paie.

Comment cela fonctionne

1. Vous téléversez ou intégrez vos fichiers de paie.
2. Chaque employé crée un compte Payreq et une connexion vérifiée avec votre organisation.
3. Payreq livre le document de chaque employé dans la boîte de réception de son Payreq Mailbox.
4. L’employé est notifié à l’arrivée d’un nouveau document.
5. Vous suivez et faites le rapport de chaque livraison.

L’employé ne réalise l’étape 2 qu’une seule fois. Ensuite, chaque cycle de paie se résume, de votre côté, à un téléversement de fichier.

Configuration

La configuration suit le processus d’intégration standard de Payreq Delivery, décrit dans Bien démarrer avec Payreq Delivery pour les Billers et les Mailers. La plupart des organisations sont opérationnelles en deux à quatre semaines.

Ce que Payreq configure pour vous :

• votre compte Payreq Delivery;
• votre image de marque;
• la règle d’authentification que les employés utilisent pour vérifier leur connexion avec vous, par exemple un numéro d’employé combiné à un code postal; et
• un essai de livraison de document, avant qu’un document n’atteigne un employé.

Ce que vous fournissez :

• les renseignements sur votre organisation;
• votre logo;
• un exemple de chaque type de document que vous prévoyez d’envoyer, par exemple un relevé de paie ou un document fiscal;
• la règle d’authentification que vous souhaitez que les employés satisfassent; et
• les coordonnées de contact et de soutien que les employés doivent utiliser en cas de problème.

La règle d’authentification mérite réflexion. Les champs exacts sont configurés pour chaque employeur. Le numéro d’employé et le code postal en sont un exemple; d’autres comptes d’essai utilisaient le numéro d’employé et des chiffres du NAS, ou un ID de propriété et un code postal. Choisissez des champs que l’employé peut fournir et qui l’identifient selon la configuration de paie convenue.

Envoyer chaque cycle de paie

Les documents de paie sont envoyés sous forme de chargement de fichier de paie. Si vous intégrez via SFTP ou l’API, le fichier de paie a son propre format et sa propre version d’interface, distincts du fichier de factures. Voir Spécification de l’interface Payreq et Téléverser du Courrier via SFTP.

Vérifiez d’abord la structure du fichier. Chaque ligne de données de paie doit contenir 11 colonnes, y compris des virgules pour tout champ final vide.

Les erreurs de validation propres à la paie comprennent :

• Un numéro de document ou un ID de Contact manquant. Les deux sont requis sur chaque enregistrement de paie.
• Une date au mauvais format. Les dates utilisent le format AAAA-MM-JJ.
• Un PDF nommé dans le fichier mais absent du package. Les noms de fichiers doivent correspondre exactement.

Si votre processus de repli convenu comprend l’impression et la mise à la poste, assurez-vous que les données de paie contiennent les champs postaux requis pour cet arrangement. Ne présumez pas que Payreq transmet automatiquement les documents de paie non livrés.

Pour savoir ce qui se passe lorsqu’un fichier entier échoue, voir Comprendre les statuts et les erreurs des tâches.

Joindre chaque employé

La paie diffère de la facturation sur un point important : une partie de votre effectif peut n’avoir aucune adresse courriel professionnelle, et certains n’agiront pas sur une demande d’inscription avant d’avoir besoin d’un document.

Deux éléments aident :

• Informez les employés avant le premier envoi, afin que la notification arrive comme quelque chose d’attendu plutôt que de suspect. Expliquez ce qu’est Payreq, ce qui leur sera demandé et où obtenir de l’aide.
• Prévoyez le cas des employés qui ne s’inscrivent pas. Décidez à l’avance ce qu’il advient de leurs documents, et convenez-en avec Payreq lors de l’intégration.

Durée de conservation des documents

Payreq conserve les documents de paie livrés pendant un minimum de sept ans, conformément aux recommandations de l’ARC pour les talons de paie et les T4.

Il s’agit de la conservation par Payreq, qui ne remplace pas la vôtre. Conservez également vos propres dossiers de paie selon vos propres obligations.

Sécurité

Si des employés ou votre propre équipe de gouvernance posent des questions sur la sécurité, le libellé approuvé est :

Payreq s’engage à respecter les normes les plus élevées en matière de sécurité et de confidentialité des données. Notre plateforme maintient les certifications ISO/IEC 27001:2022 et SOC 2 Type 1, garantissant que vos documents et données sont gérés dans un cadre sécurisé, vérifiable et reconnu mondialement.

Utilisez ce libellé tel quel. En particulier, la certification est SOC 2 Type 1; écrire « certifié SOC 2 » sans préciser le type en exagère la portée.

Ce que voient les employés

Un employé reçoit ses documents dans la boîte de réception de son Payreq Mailbox, et est notifié à l’arrivée d’un nouveau document. Il peut y consulter, télécharger et conserver ses documents antérieurs.

Qui contrôle le Payreq Mailbox de l’employé?

Le compte Payreq et le Payreq Mailbox personnel d’un employé sont contrôlés par l’employé, pas par son employeur. Votre organisation peut voir les résultats de livraison pour ce que vous envoyez, et peut toujours récupérer les documents que vous avez envoyés depuis votre propre onglet Courrier, mais vous ne pouvez pas ouvrir le Payreq Mailbox de l’employé ni en voir le contenu directement. Si vous avez besoin de détails de livraison précis au-delà de votre propre dossier, demandez-les à Payreq Support; cela est traité au cas par cas plutôt que par une vue en libre-service.

L’employé gère généralement lui-même son Payreq Mailbox et son Abonnement. Votre organisation conserve les outils d’Abonnement standard, dont Créer un Abonnement, pour inscrire un employé de votre côté, mais il est préférable de laisser la gestion quotidienne à l’employé.

L’employé conserve son Payreq Mailbox et ses documents lorsqu’il change d’employeur, et la connexion d’Abonnement reste active jusqu’à ce que l’employé ou l’ancien employeur l’annule. Cela importe à la fin de l’exercice financier : un employé parti il y a six mois, et qui n’a plus d’adresse courriel professionnelle, peut encore recevoir ses documents fiscaux par la même connexion qui transmettait ses relevés de paie.

C’est aussi pourquoi le contrôle par l’employé compte pour la confidentialité. Si un employé passe à un nouvel employeur qui utilise également Payreq Delivery, le nouvel employeur ne peut jamais voir les documents qu’un employeur précédent a livrés par le même Payreq Mailbox.

Il s’agit des outils et du comportement standard; la configuration exacte de votre organisation peut varier, alors confirmez les détails de votre compte auprès de Payreq si vous vous y fiez.

L’aide destinée aux employés se trouve dans la base de connaissances Payreq Mailbox plutôt que dans celle-ci. Dirigez les employés vers cette base plutôt que vers ces guides, rédigés pour l’organisation qui envoie les documents.

Les guides pour employés actuels sont (en anglais) :

• How do I create a Payreq account?
• How to subscribe to your employer to start receiving pay stubs
• How to find past pay statements in Payreq
• How do I contact Payreq Support?

Vérifier qu’un cycle a bien été envoyé

Utilisez les mêmes vérifications que pour tout autre traitement : confirmez que la tâche a été traitée, puis examinez les résultats plutôt que de les présumer. Voir Processus recommandés pour Payreq Delivery (EN).

Articles connexes

• Bien démarrer avec Payreq Delivery pour les Billers et les Mailers
• Spécification de l’interface Payreq
• Comprendre les statuts et les erreurs des tâches
• Processus recommandés pour Payreq Delivery (EN)